Факсимиле

 Факсимиле – клише-печать, воспроизводящее подпись официального лица.

В отличие от имени, которое может одновременно принадлежать неограниченному кругу субъектов, подпись гражданина обладает качеством уникальности и неповторимости, обусловливающим довольно низкую вероятность ее точного воспроизведения и подделки иным лицом. Его подпись, сформировавшись к среднему возрасту, остается практически неизменной, претерпевая незначительные изменения только в старости.

В настоящее время в учреждениях с большим бумажным документооборотом (накладные, счета, счета-фактуры ) все большую популярность получает применение факсимиле подписи лица, ответственного за подписание всех этих документов (факсимиле подписи – это штамп с изображением подписи конкретного лица).

Общепринятым правилом является то, что на документах ставится подпись первого лица организации. Однако время первого лица слишком дорого для того, чтобы тратить его на собственноручное ежедневное подписание большого числа документов. Поэтому организация заказывает изготовление факсимиле подписи первого лица организации или его заместителя. Затем изготовленное факсимиле вручается какому-либо сотруднику организации (например, секретарю) и этот сотрудник «штампует» факсимиле на соответствующих документах. Проблема высвобождения времени первого лица организации решена.

Однако возникает проблема правомерности проставления факсимиле на документах и проблема юридической силы документов, подписанных с использованием факсимиле.

Наиболее правильным следует определить понятие факсимиле как точное воспроизведение личной подписи на каком-либо материальном документе, имеющем юридическое значение.

Таким образом, факсимиле всегда выступает как заменитель, субститут подписи физического лица. Именно такое понимание данного термина дает основание сделать вывод о том, что если в соответствии с нормами законодательства требуется проставление личной подписи, и нет специальной оговорки о возможности использовать воспроизведение подписи с помощью средств механического или иного копирования, то такое использование не имеет правовой основы.

Главным отличием факсимиле от собственноручной подписи является отсутствие возможности при использовании такого способа воспроизведения подписи утверждать, что в соответствующем документе выражена воля лица, чья подпись воспроизведена. Следовательно, применение аналога собственноручной подписи возможно лишь при наличии действенного механизма установления достоверности документов, подписанных с использованием факсимиле подписи соответствующего лица.

Таким механизмом могут являться либо нормы законодательства, либо специальное соглашение сторон.

В случаях, когда факсимильное воспроизведение подписи на договорах будут использовать обе его стороны, необходимо чтобы соглашение об использовании факсимильного воспроизведения подписи было составлено в форме отдельного документа, подписанного собственноручными подписями уполномоченных представителей обеих сторон и скрепленного их круглыми печатями. Такое соглашение должно предусматривать, что на всех договорах, которые стороны будут заключать в будущем, допускается использование ими факсимильного воспроизведения подписи.

Если факсимильное воспроизведение подписи на договоре будет использовать только одна сторона, то пункт об этом можно заложить в сам текст этого договора. Вторая сторона подписывается под этим правилом собственноручной подписью, выражая тем самым свое согласие с ним, - а первая сторона ставит факсимиле. Можно договориться и о том, что факсимильное воспроизведение подписи допускается и само по себе (без скрепления его круглой печатью этой стороны) либо что факсимильное воспроизведение подписи скрепляется штампом. Ведь во многих организациях, где подписание договоров (актов и счетов к ним) поставлено на поток, люди просто физически не смогут собственноручно подписать все эти документы.

Гражданский кодекс РФ

Статья 160. Письменная форма сделки

2. Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно - цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

  Михайлова И.А. Личная подпись гражданина: понятие, особенности, значение // КонсультантПлюс РФ: Комментарии законодательства.

  Использование факсимиле возможно, только если это прямо предусмотрено в нормативном акте. Так, например, нельзя использовать факсимиле при выдаче доверенности. Согласно п. 1 ст. 185 ГК РФ доверенностью признаётся письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Данную точку зрения подтверждает и арбитражная практика (Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 29.04.2005 по делу № А11-1742/2003-К1-10/164).

  Поскольку в соответствии со ст. 185 Гражданского кодекса Российской Федерации доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами, то к ней применяются положения ст. 160 Гражданского кодекса Российской Федерации о письменной форме сделки. Согласно ч. 2 ст. 160 Гражданского кодекса Российской Федерации использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно - цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренном законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. В данном случае законом или иными правовыми актами использование факсимиле не предусмотрено, соглашения сторон не может иметь места, поскольку сделка односторонняя.

  Cогласно п. 1 Инструкции N 17, утвержденной Минфином СССР, доверенности на получение ТМЦ подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или иными лицами, уполномоченными приказом руководителя, и заверяются печатью организации.